Sekretärin / Sekretär (w/m/d) im Institutssekretariat

Sie übernehmen allgemeine Aufgaben im Sekretariats- und Institutsbetrieb. Dies umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:

• Selbstständige und eigenverantwortliche Durchführung der Aufgaben des Institutssekretariats
• Verwaltung und Kontrolle des Institutsbudgets
• Unterstützung bei der Verwaltung und Kontrolle von Forschungsprojekten
• Einkauf/Beschaffung/Rechnungen anhand SAP
• Kommunikation und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung von Anträgen zu Dienstreisen und Betreuung von Gästen

Persönliche Qualifikation

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte /Verwaltungsfachangestellter (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
• Die deutsche Sprache beherrschen Sie stilsicher und den Umgang mit der englischen Sprache sehr gut (in Wort und Schrift).
• Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office und sind aufgeschlossen gegenüber neuen Systemen und neuer Software.
• Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit sowie schnelle Auffassungsgabe aus.
• Ein sensibler, diskreter und verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Informationen und Daten ist für Sie selbstverständlich.
• Organisations- und Kommunikationsstärke sowie die Freude an der Arbeit im Team runden Ihr Profil ab.

Organisationseinheit

Entgelt

EG 6 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind. 

Vertragsdauer

befristet für 4 Jahre

Bewerbungsfrist bis

14.12.2025

Fachliche Ansprechperson

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Prof. Xu Cheng, E-Mail: xu.cheng@kit.edu. 

Job type/category

• Fixed-term position

Favored career stage

• Job experience > 2 years

Location/region

• Karlsruhe city, Karlsruhe region

Sector

• Other

Language at workplace

• German

Type of company

• Scientific institution